Registrierkassenpflicht und Bonpflicht

Registrierkassenpflicht und Bonpflicht – Was Unternehmen beachten müssen

Mit den Änderungen im Kassengesetz wurden neue Anforderungen an elektronische Kassensysteme und die Belegausgabe eingeführt. Besonders Unternehmen, Einzelhandel, Gastronomie sowie Handwerksbetriebe müssen sich mit den neuen Vorgaben rund um Registrierkassen, technische Sicherheitseinrichtungen und Bonpflicht beschäftigen.

Ziel der gesetzlichen Regelungen ist es, Steuerbetrug zu erschweren und Kassensysteme transparenter zu machen.

Gibt es eine Pflicht zur elektronischen Registrierkasse?

Entgegen vieler Annahmen besteht grundsätzlich keine allgemeine Pflicht zur Nutzung einer elektronischen Registrierkasse.

Unternehmen dürfen unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin:

• offene Ladenkassen
• manuelle Kassenführung
• handschriftliche Aufzeichnungen

verwenden.

Wichtig ist jedoch, dass sämtliche gesetzlichen Anforderungen an die ordnungsgemäße Buchführung eingehalten werden.

Was bedeutet die Bonpflicht?

Die sogenannte Belegausgabepflicht verpflichtet Unternehmen dazu, für Geschäftsvorfälle einen Beleg auszugeben.

Dieser kann:

• ausgedruckt
• digital versendet
• elektronisch bereitgestellt

werden.

Die Pflicht betrifft insbesondere Betriebe mit elektronischen Kassensystemen.

Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)

Elektronische Kassensysteme müssen mit einer technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet werden.

Die sogenannte TSE soll:

• Manipulationen verhindern
• Kassenvorgänge dokumentieren
• steuerliche Nachvollziehbarkeit verbessern

Je nach Kassensystem kann eine Nachrüstung erforderlich sein.

Welche Angaben muss ein Kassenbon enthalten?

Moderne Kassenbons enthalten verschiedene Pflichtangaben.

Dazu gehören beispielsweise:

• Name des Unternehmens
• Datum
• Uhrzeit
• Art der Ware oder Leistung
• Steuerangaben
• Transaktionsnummer
• Seriennummer des Kassensystems

Die genauen Anforderungen richten sich nach den aktuellen gesetzlichen Vorgaben.

Elektronische Belege als Alternative

Kassenbons müssen nicht zwingend auf Papier ausgedruckt werden. Auch digitale Lösungen sind möglich.

Beispiele:

• Versand per E-Mail
• QR-Codes
• digitale Bons
• Übertragung aufs Smartphone

Dadurch kann Papierverbrauch reduziert werden.

Herausforderungen für kleine Betriebe

Besonders kleinere Unternehmen und Handwerksbetriebe sehen die neuen Anforderungen teilweise kritisch.

Häufig genannte Punkte:

• zusätzliche Kosten
• technischer Aufwand
• Papierverbrauch
• Softwareumstellungen
• Datenschutzfragen

Gerade bei kleinen Betrieben kann die Umstellung organisatorische Herausforderungen mit sich bringen.

Ausnahmen und Sonderregelungen

In bestimmten Fällen können Ausnahmen gelten.

Mögliche Gründe:

• technische Defekte
• Stromausfall
• besondere Härtefälle
• Übergangsregelungen

Welche Regelungen gelten, hängt vom jeweiligen Einzelfall und den aktuellen gesetzlichen Vorgaben ab.

Moderne Kassensysteme bieten Vorteile

Trotz zusätzlicher Anforderungen bieten moderne Kassensysteme auch Vorteile für Unternehmen.

Dazu zählen:

• bessere Übersicht
• digitale Auswertungen
• automatisierte Buchhaltung
• weniger Fehlerquellen
• schnellere Abläufe

Viele Betriebe setzen daher zunehmend auf digitale Lösungen.

Gesetzliche Vorgaben regelmäßig prüfen

Da sich steuerliche und technische Anforderungen regelmäßig ändern können, sollten Unternehmen ihre Kassensysteme und Prozesse regelmäßig überprüfen lassen.

Eine frühzeitige Abstimmung mit:

• Steuerberatern
• Softwareanbietern
• Finanzbuchhaltung
• Kassensystem-Anbietern

hilft dabei, rechtliche Anforderungen sicher einzuhalten.